Cât costă un arbitraj comercial. Taxe, cheltuieli administrative, volum de muncă și onorarii plătite avocaților

Pentru a creiona fiecare detaliu al acestui tablou, am luat în calcul mai multe variante: arbitraj ICC cu un arbitru sau cu 3 arbitrii și pretenții de 10 mil. Euro și 50 de milioane de euro. De asemenea, am analizat cazul unui arbitraj derulat la Centrul Internaţional de Reglementare a Disputelor privind Investiţiile de pe lângă Banca Mondială (ICSID), cu un arbitru și cu 3 arbitri, utilizând valorile minime estimate pe baza unui studiu realizat de aceeaşi instituţie în privinţa duratei şi costurilor unui arbitraj. Dr. Cosmin Vasile (Managing Partner ZRVP) și Andra Constantinescu (Managing Associate) au răspuns la întrebarile noastre.

 Pentru un arbitraj ICC, am luat în calcul taxa de înregistrare și taxele administrative, onorariile arbitrului/arbitrilor, un număr mediu de 2.000 de ore lucrate de avocați într-un astfel de proiect și facturate cu rate orare cuprinse între 130 – 200 de euro. De asemenea, am pus în ecuație costurile cu experții și cota de ½ pentru fiecare parte din costurile cu organizarea audierilor, inclusiv stenografiere, traducători, deplasarea echipei de avocaţi, martori, experţi.

Având în vedere că o valoare a pretenţiilor de 10 milioane de euro atrage costuri substanţial diferite de cele estimate în cadrul unui arbitraj cu o valoare a pretenţiilor de 50 milioane de euro şi că numărul de arbitri (1 sau 3) influenţează semnificativ costurile, am pregătit mai jos un tabel al costurilor estimate pentru fiecare din aceste variante. Pentru simplificarea calculului, am avut în vedere pentru onorariul avocaţial o rată orară unică indiferent de gradul de senioritate al avocatului implicat, cu o valoare care se situează între 130 şi 200 de euro/oră. În ceea ce priveşte taxele arbitrale, interlocutorii platformei DRC au menţionat că, în situaţii excepţionale, la valori ale pretenţiilor foarte ridicate, ICC a coborât taxele stabilite sub minimul onorariului arbitrilor.

Costurile unui arbitraj ICC cu pretenții de 10 și 50 milioane de euro, cu unul sau trei arbitri

Costuri specifice, costuri comune  și costuri proprii

Costurile specifice unui arbitraj ICC sunt: taxa de înregistrare în cuantum fix de 5.000 $, onorariile arbitrilor şi cheltuielile administrative ale ICC. ”Dovada achitării taxei de înregistrare trebuie depusă o dată cu cererea de iniţiere a arbitrajului, urmând a fi scăzută ulterior din cota aferentă reclamantului din avansul din costuri”, a explicat Andra Constantinescu. La scurt timp după introducerea acţiunii arbitrale, Curtea stabileşte avansul din costuri, avans pe care reclamantul şi pârâtul urmează a-l achita în cote egale (50% reclamantul, din care se scad cei 5.000$ achitaţi cu titlu de taxă de înregistrare şi 50% pârâtul). În ipoteza în care pârâtul nu achită cota sa din avans, această parte urmează a fi achitată de către reclamant.

”Cu toate că regula este că avansul din costuri se achită la începutul arbitrajului, în practică, Tribunalele Arbitrale dau dovadă de flexibilitate pentru ca avansul să fie achitat în mai multe tranşe, în ipoteza în care situaţia financiară a părţii care face o astfel de solicitare nu permitea achitarea integrală dintr-o dată a avansului”, a mai spus avocatul.   

Pe lângă costurile specifice menţionate anterior, avocații ZRVP intervievați de DRC spun că există o serie de alte costuri care apar în mod obişnuit: onorariul avocaţial, onorariul experţilor, costuri logistice cu organizarea audierilor (închirierea sălii în care se desfăşoară audierile, echipamentelor tehnice etc.), costurile cu stenografierea audierilor (şi echipamentele tehnice aferente care permit participanţilor să citească pe un ecran propriu, în timp real, stenogramele persoanei audiate la momentul respectiv), costurile cu traducătorii pentru martorii care nu cunosc limba în care se desfăşoară arbitrajul, costurile cu deplasarea avocaţilor, martorilor şi experţilor pe durata audierilor (cazare, masă, transport).

Aceste costuri sunt de două tipuri: costurile comune, pe care părţile le suportă în cote egale, în această categorie intrând costurile logistice cu organizarea audierilor şi costurile cu stenografierea audierilor, pe de-o parte, și costurile proprii ale fiecărei părţi, pe de altă parte. În această ultimă categorie intră onorariul avocaţial, onorariul experţilor angajaţi de partea respectivă, costurile cu traducătorii, costurile cu deplasarea pe durata audierilor.

”Cu toate că acestea sunt costurile tipice, clasice aferente unui arbitraj, există situaţii în care anumite categorii de costuri nu sunt necesare: de exemplu, clientul poate fi asistat de consilierii săi juridici, astfel încât nu mai achită onorariul avocaţial; una din părţi deţine spaţiul necesar pentru organizarea audierilor, astfel încât nu mai este necesară închirierea unei săli; audierile au loc în oraşul unde se află avocaţii, martorii, experţii, astfel încât nu mai sunt necesare cheltuielile de deplasare etc”, a arătat Dr. Cosmin Vasile.

În ceea ce priveşte cuantumul costurilor menţionate, valoarea costurilor diferă foarte mult în funcţie de amploarea, gradul de complexitate al arbitrajului care influenţează şi durata audierilor şi desigur, locul în care este organizată audierea.

Astfel, spun interlocutorii platformei Dispute-Resolution.Center, costurile aferente unui arbitraj care presupune un număr mic de ore de activitate prestate de avocaţi, angajarea unui singur expert şi în care se organizează audieri care durează 1-2 zile nu poate fi comparat cu costurile unui arbitraj în care avocaţii dedică luni întregi pregătirii, în care sunt angajaţi 4-5 experţi şi în care se organizează audieri care durează 5-7 zile. În plus, evident, costul diferă substanţial în funcţie de locul în care se organizează audierile: costul unei audieri în Bucureşti nu este nici pe depate apropriat de cel al unei audieri care are loc în Londra. De exemplu, costul pentru organizarea unei audieri de 2 zile în Bucureşti este de aprox. 12.000-14.000 euro, în timp ce costul pentru organizarea unei audieri de 5 zile în Paris este de aprox. 100.000 euro.

”De asemenea, am observat o creştere substanţială a cheltuielilor logistice pentru organizarea audierilor în ultima perioadă. În timp ce în anii 2018-2019 era suficientă închirierea unei săli într-un hearing centre - de obicei, fiecare instituţie arbitrală dispune de astfel de săli - în prezent este necesară pe lângă închirierea unei săli în cadrul unui hotel şi închirierea a diverse echipamente şi contractarea tehnicienilor aferenţi pentru a permite conectarea de la distanţă a unor persoane care să poată fi audiate cu respectarea unor standarde tehnice de înaltă calitate, uneori cu sisteme performante care să asigure  traducerea simultană pe diverse canale etc. De asemenea, în contextul pandemiei, în categoria costurilor logistice intră şi cheltuielile sanitare (cu teste periodice pe parcursul audierilor de exemplu)”, a adăugat Dr. Cosmin Vasile.

 Durata medie a unui arbitraj și numarul orelor facturabile

Pentru a afla cât se poate întinde în timp un arbitraj comercial, i-am întrebat pe avocații ZRVP care ar fi durata medie a unui arbitraj ICC. ”Pentru a oferi un răspuns cât mai exact la această întrebare, metodologia riguroasă ne-ar obliga să consultăm statisticile oficiale, deţinute de ICC în legătură cu numărul de cazuri şi durata fiecăruia. De aceea, se cuvine să menţionăm că răspunsul nostru nu se bazează pe un astfel de studiu riguros, ci pe experienţa noastră în domeniu”, au răspuns interlocutorii DRC.

Astfel, au arătat avocații ZRVP, în cazul unui arbitraj ICC care se desfăşoară în procedura accelerată (aplicabilă doar în numite condiţii legate de valoarea sub un nivel prag a litigiului sau de acordul părţilor), durata este de aproximativ 6 luni (aşa cum de altfel prevăd şi regulile ICC).

În cazul unui arbitraj ICC care se desfăşoară în procedura obişnuită, există arbitraje care durează un an jumătate - doi, dar şi arbitraje care durează 3, 4, 5 ani sau chiar mai mult atunci când are loc bifurcarea procedurilor, Tribunalul Arbitral pronunţă mai multe hotărâri parţiale în decursul arbirajului etc., au adăugat experții apelați de DRC.

În ceea ce priveşte numărul de ore facturabile pe an, exerciţiul de cuantificare al orelor petrecute de avocaţi într-un an este unul artificial, au explicat aceștia. ”Explicaţia este foarte simplă: munca efectuată de avocaţi nu este una lineară pe durata arbitrajului. Astfel, pe de o parte, poate exista un an în care avocaţii lucrează pentru a depune cererea arbitrală şi alte două submissionuri (memoriul dezvoltător al acţiunii şi memoriul de răspuns la memoriul dezvoltător al întâmpinării), ceea ce poate echivala cu aprox. 75% din munca depusă în respectivul arbitraj”, a explicat Andra Constantinescu. Pe de altă parte, poate exista un an în care, în urma bifurcării procedurii, părţile aşteaptă redactarea unei hotărâri parţiale pentru a putea stabili calendarul următoarelor submission-uri.

”În ceea ce priveşte volumul de muncă pe durata întregului arbitraj, din experienţa noastră, dacă excludem extremele (adică un litigiu arbitral extrem de simplu şi unul foarte complicat), numărul de ore alocate de echipa de avocaţi începe de la 1.200-1.500 de ore, dar poate ajunge şi până la 5.000 de ore sau mai mult în cazul unui arbitraj complex şi de durată”, a completat Dr. Cosmin Vasile.

Costurile unui arbitraj ICSID

 În cazul unui arbitraj ICSID, taxele arbitrale nu se stabilesc în funcţie de valoarea pretenţiilor, ci în funcţie de volumul de muncă necesar din partea arbitrilor. De această dată, în privinţa taxelor arbitrale, am utilizat valorile minime estimate de ICSID pe baza unui studiu realizat de aceeaşi instituţie în privinţa duratei şi costurilor unui arbitraj. Am păstrat cele două variante de calcul în funcţie de numărul arbitrilor implicaţi. Am utilizat aceeaşi metodologie de estimare a onorariului avocaţial ca şi în cazul arbitrajul ICC, cu menţiunea că în loc de 2.000 de ore de muncă ale echipei de avocaţi ca în cazul unui arbitraj ICC, am estimat volumul de muncă la 5.000 de ore de muncă, o estimare realistă în cazul unul arbitraj ICSID, pe baza experienţei noastre.

INTERVIU | Media tarifelor orare pentru firmele româneşti se situează între 100 şi 250 de euro/oră. Avocaţii foarte renumiţi în domeniu pot ajunge să perceapă şi o rată de 1.000 euro/oră

                                                                                                                                                                               Dr. Cosmin Vasile (Managing Partner ZRVP) și Andra Constantinescu (Managing Associate)

- Dispute-Resolution.Center: Cu cât se facturează o oră de consultanță în astfel de dosare? Care este plaja onorariilor pentru firmele românești, ce tarife orare practică firmele străine specializate în arbitraje?

Dr. Cosmin Vasile: Ca o remarcă preliminară, nu există o plajă a onorariilor ca atare, însă, de obicei, onorariile sunt specifice pentru o piaţă aferentă unei proceduri general acceptate drept complexă, variind substanţial în funcţie de jurisdicţie. Practic, fiecare jurisdicţie are o piaţă proprie aferentă procedurilor arbitrale.

Astfel, media tarifelor orare pentru firmele româneşti se situează între 100 şi 250 de euro/oră, în timp ce în alte jurisdicţii, ratele orare menţionate sunt duble, iar avocaţii foarte renumiţi în domeniu pot ajunge să perceapă şi o rată de 1.000 euro/oră.

 - Care sunt etapele în care se plătesc sumele?

Andra Constantinescu: Nu există o regulă bătută în cuie cu privire la periodicitatea achitării onorariului avocaţial, totul depide de înţelegerea dintre avocat şi client. De obicei, onorariul se achită în mai multe tranşe, care pot fi stabilite lunar, trimestrial sau la anumite borne de pe parcursul arbitrajului (după depunerea memoriului dezvoltător al acţiunii, după depunerea memoriul de răspuns etc.).

- Există posibilitatea ca Tribunalul să suspende procedurile dacă nu se fac anumite plăți ? Am văzut asta in Dosarul ARB/16/19... Ce se întâmplă în astfel de situații?

 Andra Constantinescu: Toate regulile arbitrale, indiferent de instituţia care le-a adoptat (ICC, ICSID, CCIR etc.) prevăd sancţiunea care intervine în ipoteza în care taxele arbitrale nu sunt achitate.

Regula generală este că procedura arbitrală nu poate continua şi în niciun caz nu se poate finaliza prin pronunţarea unei hotărâri arbitrale până când toate taxele arbitrale nu sunt achitate.

- Influențează costurile arbitrajului pretențiile părții? Adică se adaugă onorariile consultanților, taxele altele, sumelor cerute ca prejudicii, sau costurile se recuperează astfel?

Dr. Cosmin Vasile: Pretenţiile unei părţi şi costurile arbitrajului sunt două categorii distincte, care ca principiu sunt independente una de alta. Merită menţionate însă câteva aspecte cu privire la relaţia dintre aceste categorii.

O primă precizare este că reclamantul va fi reticent să avanseze costuri disproporţionate faţă de pretenţiile pe care urmăreşte să le recupereze. De exemplu, în situaţia în care costurile arbitrajului sunt estimate la 500.000 euro pentru pretenţii în valoare de 600.000 euro, cel mai probabil reclamantul va alege să nu iniţieze arbitrajul.

O a doua precizare este că regula în materie este că partea care pierde procesul urmează să suporte toate costurile arbitrajului. În ipoteza în care costurile sunt însă nejustificat de mari (de ex. costurile cu avocaţii, experţii etc.), Tribunalul Arbitral poate interveni pentru a reduce valoarea costurilor care urmează a fi suportată de partea care pierde litigiul.

Nu în ultimul rând, cuantumul substanţial al costurilor aferente unui arbitraj a determinat apariţia unei industrii cunoscute sub numele de third-party funding. Practic, în anumite condiţii şi pentru costuri peste o anumită valoare, o societate terţă finanţează toate costurile arbitrajului pe care o anumită parte nu le poate suporta sau nu doreşte să şi le asume.

 - Ce se întamplă cu aceste costuri în cazul în care Tribunalul dă o soluție in favoarea pârâtului? Dar când respinge pretențiile și desființează cererea pârâtului?

Andra Constantinescu: Aşa cum am spus, regula este că partea care pierde litigiul arbitral urmează să suporte toate costurile arbitrajului.

Există însă o serie de nuanţări la fel de importante. În situaţia în care cererea arbitrală este admisă doar în parte sau cu toate că este admisă în tot, numeroase apărări formulate de pârât (la care reclamantul a trebuit să răspundă şi deci să aloce resurse) sunt respinse, Tribunalul Arbitral decide ce proporţie din totalitatea cheltuielilor este adecvat să fie suportată de fiecare parte. De asemenea, pentru a decide cuantumul din costuri care urmează a fi suportat de fiecare parte, Tribunalul Arbitral poate lua în considerare toate circumstanțele pe care le consideră relevante, inclusiv de exemplu conduita părţilor pe parcursul procedurii, în situaţia în care una din părţi a formulat un număr excesiv de cereri, cereri abuzive sau a condus prin atitudinea sa la tergiversarea procedurii.

- Există fee-uri de succes pentru firmele de avocați? În ce situații?

Dr. Cosmin Vasile: Da, perceperea onorariilor de succes este o practică acceptată în domeniu. Ceea ce este problematic şi suscită dezbateri aprinse este dacă aceste onorarii de succes pot fi recuperate, cu titlu de costuri de la partea care a pierdut litigiul. Răspunsul diferă în funcţie de jurisdicţie şi regulile procedurale aplicabile, însă acesta este deja un alt subiect, care poate fi cu uşurinţă tratat într-un articol întreg.